Ознаке су приказане испред седишта компаније Гоогле Инц. у Моунтаин Виев-у, у Калифорнији, 13. октобра 2010.Заслуге: Блоомберг / Гетти ИмагесКомуникација у Интернет веку обично значи коришћење е-поште, а е-пошта, иако изузетно корисна и моћна, често подстиче страшан страх код иначе оптимистичних, срећних људи. Ево наших личних правила за ублажавање тог осећаја слутње:
1. Одговорите брзо. Постоје људи на које се може поуздати да ће одмах одговорити на е-поруке, и они који не могу. Тежите да будете један од првих. Већина најбољих - и најзапосленијих - људи које познајемо брзо реагују на своју е-пошту, не само нама или неколицини одабраних пошиљалаца, већ свима. Ако будете реаговали, постављате позитивну петљу повратних информација о комуникацији, при чему ће ваш тим и колеге вероватније бити укључени у важне дискусије и одлуке, а одговарањем према свима ојачава равну меритократску културу коју покушавате да успоставите. Ови одговори могу бити прилично кратки - „заборави“ је наш омиљени. А када сте сигурни у своју способност брзог реаговања, можете људима тачно рећи шта значи неодговор. У нашем случају то обично 'добијемо и наставимо'. Што је боље од онога што већина људи значи без одговора: „Презадовољан сам и не знам када ћу и да ли ћу доћи до ваше белешке, па ако су вам потребне моје повратне информације, мораћете да сачекате у неизвесности још неко време. Осим тога, не свиђаш ми се. '
два. Када пишете е-пошту, свака реч је битна, а бескорисна проза не значи. Будите оштри у испоруци. Ако описујете проблем, јасно га дефинишите. Ако то добро урадите, потребно је више времена, а не мање. Морате да напишете нацрт, затим га прођете и елиминишете све речи које нису потребне. Размислите о одговору покојног романописца Елмора Леонарда на питање о његовом успеху као писца: „Изузимам делове које људи прескачу“. Већина имејлова је пуна ствари које људи могу прескочити.
3 Стално чистите долазну пошту. Колико времена проводите гледајући своју поштанску пошту, само покушавајући да одлучите на који е-маил да одговорите следећи? Колико времена проводите отварајући и читајући маилове које сте већ прочитали? Свако време које проведете размишљајући о томе које ставке у пријемном сандучету треба да нападнете је губљење времена. Исто као и кад проводите поновно читајући поруку коју сте већ прочитали (а по којој нисте поступили).
Када отворите нову поруку, имате неколико могућности: Прочитајте је довољно да бисте схватили да је не требате прочитати, прочитати и одмах реаговати, прочитати и поступити касније или прочитати касније (вреди прочитати, али тренутно није хитно и предуго за читање). Изаберите једну од ових опција одмах, са јаким предрасудама према прве две. Сетите се старе ОХИО акронимије: Само једном држи. Ако прочитате белешку и знате шта треба радити, урадите то одмах. Иначе се осуђујете на поновно читање, што је 100 посто изгубљено време.
Ако ово добро урадите, тада пријемно сандуче постаје листа обавеза само сложених проблема, ствари које захтевају дубље размишљање (означите ове е-поруке „предузми акцију“ или их у Гмаилу означи као звездице), а неколико „за читање ставке о којима можете да се побринете касније.
Да бисте били сигурни да се надувавање једноставно не пребацује из пријемног сандучета у директоријум „предузми акцију“, морате сваки дан очистити ставке радње. Ово је добра вечерња активност. Циљ је нула ставки, али све мање од пет је разумно. Иначе ћете касније губити време покушавајући да одгонетнете коју од дуге листе ствари требате погледати.
Четири. Рукујте е-поштом у ЛИФО редоследу (Последње Улазак Први). Понекад се о старијим стварима побрине неко други.
5. Запамтите, ви сте рутер. Кад добијете напомену са корисним информацијама, размислите коме би је још учинили корисном. На крају дана, ментално прођите кроз пошту коју сте добили и запитајте се: „Шта сам требао да проследим, али нисам?“
6. Када користите функцију бцц (слепа копија), запитајте се зашто. Готово увек је одговор да покушавате да сакријете нешто, што је контрапродуктивно и потенцијално несташно у транспарентној култури. Када је то ваш одговор, копирајте особу отворено или је уопште не копирајте. Једино када препоручујемо употребу скривене копије је када уклањате некога из нити е-поште. Када одговорите свима на подужи низ е-адреса, преместите људе који више нису релевантни за нит у поље скривене копије и у тексту напомене наведите да то радите. Лакнуће им када ће им једна мање небитна белешка затрпати сандуче.
7. Не вичи. Ако треба да вичете, учините то лично. ДАЛЕКО ЈЕ ЛАКО то учинити електронским путем.
8. Олакшајте праћење захтева. Када некоме пошаљете белешку са ставком радње коју желите да пратите, копирајте се, а затим означите белешку „праћење“. То олакшава проналажење и праћење ствари које нису урађене; само поново пошаљите оригиналну белешку са новим уводним питањем и питајте 'Да ли је то учињено?'
9. Помозите свом будућем самосталном претраживању ствари. Ако добијете нешто за шта мислите да бисте га касније желели да опозовете, проследите га себи заједно са неколико кључних речи које описују његов садржај. Помислите у себи, како ћу ово касније потражити? Затим, када га касније будете тражили, вероватно ћете користити исте те термине за претрагу. Ово није згодно само за е-пошту, већ и за важне документе. Јонатхан скенира породичне пасоше, лиценце и картице здравственог осигурања и шаље их себи е-поштом заједно са описним кључним речима. Ако било која од тих ствари нестане током путовања, копије се лако могу преузети из било ког прегледача.
Издвојено из књиге КАКО ГООГЛЕ РАДИ Ериц Сцхмидт-а и Јонатхан Росенберг-а, са Аланом Еаглеом. © 2014 би
Ова прича се првобитно појавила време