180822-одговор е-поштомЗаслуга: -голди — Гетти Имагес / иСтоцкпхотоЧекате да се јавите колеги, шефу, потенцијалном клијенту, клијенту, потенцијалном послодавцу.
Прошло је неко време. Проверили сте мапу са смећем. Ништа тамо.
Да ли те избегавају намерно? Да ли су заборавили? Да ли је не? Да ли мрзе идеју коју сте изнели? Да ли те мрзе? Све што сигурно знате је да желите одговор, али не желите да наиђете на то да сте напорни.
Па им оставите белешку са те три убојите речи: Само се пријављујем.
„Само проверавам да ли сте добили моју фактуру.“
„Само проверавам да ли сте попунили извештај који сам тражио.“
„Само се пријављујем да ли долазим на састанак.“
'Само се пријављујем - да ли сте то добили и да ли можете да се састанете са мном?'
Када кажемо „само се пријављујем“, покушавамо да ублажимо праву поруку: „Не игнориши ме. Већ ми треба одговор! '
Иако је требало да буде нежно, „само пријављивање“ наилази на невероватно. „Само“ је реч коју уобичајено користимо да минимализујемо оно што имамо да кажемо. А „чекирање“ има лежеран, „но биггие“ призвук. Заједно, фраза звучи лажно када очито нешто желите.
Па како можете да наставите без да будете пасивно-агресивни наг? Ево корака за израду савршене наредне е-поште.
Ставите се на место друге особе.
Колико ставки у вашем пријемном сандучету чека одговор? Сви су заузети. Ствари падају кроз пукотине. Запамтите да је пажња ове особе подељена на милион различитих начина и вероватно им неће сметати љубазан подсетник од вас.
Мојој пријатељици, новинарки - зваћемо је Лиса - недавно је ова промена перспективе била корисна. Била је обесхрабрена јер је заказала састанак са најбољим уредником часописа, а уредник је три пута отказивао.
Лиса је још увек чекала да јој се јаве последња два е-маила у којима се тражи премештај и питала се како би могла да се јави трећи пут, а да не наиђе као психо. 'Прво,' рекао сам Лиси, 'претпоставимо да је уредник, уместо да одлучи да не вредите да се састанете, једноставно човек.'
Бити човек указује на то да сте:
- Зависни од проверавања ваших е-адреса, од којих многе отварате док сте у реду у самопослузи и обично их означавате као непрочитане, али понекад забораве и то да ураде, посебно када схватите да благајник виче „следећи купац“ и то сте ви. Чак и ако сте мислили да одговорите на ту е-пошту када се вратите за свој сто, она је сада сахрањена испод нове.
- Преплављен свим стварима.
- Захвално, а не изнервирано, када вас неко подсети - на начин без кривице - да чека одговор.
'Због тога се осећам боље', рекла је Лиса. 'Па да ли бих требао рећи нешто попут:' Хеј, само се пријављујем? '
Написао сам нешто за Лису за коју сматрам да је много ефикаснија:
Здраво [Име],
Ризикујући да будем [гуркање, зановетање, штеточина], враћам ово на врх ваше пријемне поште.
Знам колико морате да обавите пре него што одете, и надам се да ћу за то време изнети своју идеју пред вас.
Ако је лични састанак тешко заказати тренутно, да ли би било лакше прескочити телефон? Све што ми треба је [број] минута и могу да вам будем на располагању у било које време које вам одговара.
Са нестрпљењем очекујем одговор.
Хвала пуно,
Лиса
Успело је! Лиса се чула са уредником и заказала састанак.
Будите директни, али са разумевањем.
Уместо да кажете „Само се пријављујем“, ево неколико опција које се осећају аутентичније. Свако ради кључни посао подсећања без кажњавања. Неки су закопчани, неки познатији. Изаберите један на основу вашег односа са примаоцем.
- Кружим уназад да видим да ли сте имали прилику да размислите о овоме.
- Пребацујем ово назад на врх вашег пријемног сандучета.
- Знам колико имате на тањиру, па опет стављам ово пред вас и волео бих ваше мишљење.
- Желео сам да додирнем базу са вама о овом [идеји, издању, пројекту, догађају].
- Ризикујући да будем [прекомерна, нагађање, гурање], поново се појављујем у вашем сандучету да бих видео да ли можемо ово да померимо напред.
- Надам се да је ово погодан тренутак да се вратимо са вама.
- Надам се да је прави тренутак да се овај разговор поново покрене.
- Здраво! Овде сам да бих вас поново прислушкивао због овога.
Понудите једноставан одговор, излаз или алтернативу.
Људи често не одговоре на е-пошту јер захтева дугачак, промишљен одговор. Учини њихов одговор што једноставнијим помоћу једне од ових опција.
- Ако је лични састанак тешко заказати тренутно, да ли би било лакше прескочити телефон [10, 20, 30] минута?
- Ако сада није добар тренутак, радо ћу се јавити следеће недеље. Ако вам то пође за руком, једноставно ми одговорите са „Да, следеће недеље“ и онда ћемо се поново јавити са вама.
- Ако се не чујем ове недеље, претпоставићу да је то за сада пропусница.
- Ако постоји неко други коме бих ово требало да усмерим, молим вас да ми дате име и радо ћу га понети са собом (обећавам да ћу вас изоставити уназад и назад).
Ове фразе су ми помогле и на слању и на пријему наредних мејлова повезаних са мој посао преписивања .
Ако сте и даље заглављени, попуните ове празнине.
Вероватно имате е-пошту са којом требате одмах да се обратите, па ево шаблона који можете користити за брисање са листе обавеза.
Здраво [Име],
Ризикујући да [приговарам, гњавим вас, излуђујем, будем претерано упоран], [кружим уназад, пратим, премештам ово на врх пристигле поште, стављам ово поново пред себе, весело вас ловим ].
Знам колико сте заузети [попуните одређене детаље ако је могуће].
[НЕОБВЕЗНО: Додајте комплимент, попут: Иначе, свидео ми се ваш недавни пост, разговор, интервју. Тако инспиративно!]
Волео бих да вам ово олакшам што је могуће више. Да ли би било боље да [предложимо алтернативни начин комуникације]?
Са нестрпљењем очекујем одговор. [НЕОБВЕЗНО: Нудите лагани излазак, на пример: Ако то не учиним, претпоставићу да је то за сада пропусница или ако ово није добар тренутак, реците реч и заокружићу се следећег месеца.]
Упорност уравнотежите са стрпљењем.
Увек је у реду да наставите, нарочито ако сте назначили да желите. Али пре него што то учините, размислите о питању: да ли је заиста хитно добити одговор сада или само желим једно? Корисно је да се пријавите код себе.
Само немојте рећи „само се пријављујем“.